Construction d'indicateurs

L’indicateur, élément fondamental du tableau de bord

Différents types d’indicateurs peuvent se retrouver dans les tableaux de bord. Mais n’oubliez pas, dans tous les cas un indicateur doit être valorisable, c’est à dire permettre de prendre une décision ou de mener une action.

• Les indicateurs de performance :
  • La mesure de la performance concerne l’évaluation de l’efficacité d’un processus ou d’une activité par rapport à des objectifs prédéfinis. Il s’agit de quantifier et de suivre la réalisation des objectifs fixés.
  • Exemple : Pour une entreprise de vente en ligne, la mesure de la performance peut consister à évaluer si elle atteint ses objectifs de chiffre d’affaires mensuels. Si l’objectif est de réaliser 1 million de dollars de ventes par mois, la performance sera mesurée en fonction de la réalisation ou non de cet objectif.
• Les indicateurs d’efficience :
  • La mesure de l’efficience porte sur l’évaluation de la manière dont les ressources, telles que le temps, l’argent ou les effectifs, sont utilisées pour accomplir une tâche ou un processus spécifique.
  • Exemple : Dans le contexte de la gestion de la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise de vente en ligne, mesurer l’efficience peut signifier évaluer combien de temps et de ressources sont nécessaires pour traiter une commande, du moment où elle est passée en ligne jusqu’à sa livraison au client.
• Les indicateurs d’éclairage :
  • Ils permettent la compréhension du contexte global dans lequel une activité ou un processus se déroule. Il vise à fournir une perspective générale pour mieux appréhender la situation. Les indicateurs d’éclairage, utilisés plutôt dans les tableaux de bord opérationnels, ils donnent des informations factuelles sur une période donnée pour permettre à un utilisateur de définir les actions à mener.
  • Exemple : Pour une entreprise de vente en ligne, il est essentiel de comprendre pourquoi son taux de conversion a chuté. Il s’agirait donc ici de décrire le profil et le comportement des visiteurs sur le portail de vente.
• Les indicateurs de tendance :
  • Les indicateurs de tendances permettent d’identifier les tendances émergentes ou les changements futurs potentiels. Il s’agit de prévoir ce qui pourrait se produire pour prendre des décisions éclairées.
  • Exemple : Pour une entreprise de vente en ligne, l’anticipation peut impliquer l’analyse des données historiques de ventes pour prédire les périodes de forte demande, comme les fêtes de fin d’année, afin de mieux planifier les stocks et les ressources logistiques à l’avance. Cela permet d’anticiper les besoins futurs.

À noter que les indicateurs peuvent tout aussi bien être financiers que non financiers (qualité, ressources humains ou techniques etc.).

Du récit utilisateur à l’indicateur

La rédaction de récits utilisateurs réunis au sein d’un document nommé Product Backlog est une méthode pour formaliser les attentes et les contraintes pour le développement d’un projet. Cette méthode vient du domaine de la gestion de projet agile où la rédaction d’un cachier des charges n’est parfois pas nécessaire ou bien après la rédaction du cahier des charges du projet (qui définit un périmètre) afin d’exprimer de manière claire les besoins métiers.

En Business Intelligence, les récits utilisateurs sont utilisés afin de pouvoir s’assurer d’une bonne compréhension des indicateurs nécessaires aux décideurs et de la nature des décisions à prendre afin de produire les tableaux de bord répondant au mieux aux besoins.

La construction des récits utilisateurs est détaillée sur la page Rédiger un récit utilisateur.

Structure d’un récit utilisateur

La structure d’un récit utilisateur est la suivante :

En tant que [utilisateur-type], je désire [une fonctionnalité] afin de [finalité].

où :

• utilisateur-type : il doit correspondre à un rôle / une fonction clairement identifiable (le responsable marketing, le directeur des ressources humaines, un responsable des ventes, etc.). La description de l’utilisateur-type doit être cohérente avec la fonctionnalité spécifiée et la nature des décisions pouvant être prises.
• fonctionnalité : il s’agit d’un besoin en terme d’analyse d’un phénomène ou d’analyse de la performance d’un processus (la satisfaction client, les performances des ventes, etc.). Si un indicateur est précisé (nombre de plaintes, chiffre d’affaire etc.) il ne doit pas être seul, il doit s’agir d’une précision qui vient compléter le besoin.
• finalité : il s’agit d’expliciter en quoi le besoin énoncé vient accompagner l’utilisateur-type pour prendre des décisions afin d’atteindre les objectifs fixés par la stratégie de son entreprise.

Méthode

Les récits utilisateurs ont permis d’établir un dialogue avec votre client et d’exprimer clairement en langue naturelle leurs besoins. Les indicateurs que vous allez construire doivent permettre de répondre aux fonctionnalités attendues dans les récits utilisateurs.

Votre objectif est maintenant de construire un tableau associant les différents récits utilisateurs aux indicateurs et éventuels objectifs ciblés exprimés par l’utilisateur. Vous serez peut-être mené à découper les récits utilisateurs d’origine qui seraient trop complexes.

Interrogez-vous sur la nature du tableau de bord que vous allez produire pour sélectionner des types d’indicateurs adaptés. Un directeur exécutif pourrait avoir des besoins en termes d’indicateurs de pilotage tandis qu’un chef de service s’intéresserait à des indicateurs de performances ou d’efficiences pour la même fonctionnalité exprimée.

• La finalité doit permettre d’identifier les actions ou les décisions que l’on peut mettre en œuvre après l’analyse du tableau de bord.
• Les fonctionnalités de nos récits utilisateurs vont devoir maintenant être déclinées en indicateurs :
  • Gardez en tête la finalité.
  • Spécifiez si un objectif numérique peut être ciblé, c’est le cas pour certains indicateurs (pilotage, performance, efficience …).

Si le client a tenu à préciser un certain nombre d’indicateurs (que vous avez gardé en annexe), vous devez maintenant les reconsidérer au regard des finalités et fonctionnalités identifiées. Vous pourrez ainsi ajouter l’indicateur à l’endroit pertinent ou l’améliorer voire encore le rejeter.

Dans tous les cas, vous devrez justifier votre choix et convaincre le client du bien-fondé de votre décision. Si celle-ci n’est pas suffisamment argumentée, il pourrait vous contraindre à créer son indicateur en opposition avec l’équipe de conception (ce qui reste mauvais pour le déroulement du projet).

Exemple

Prenons le contexte de l’activité Concevoir un tableau de bord (version Tableau Desktop ou Power BI). Considérons le récit utilisateur suivant :

En tant que membre de l’Assemblée Permanente des Présidents des Commissions locales de l’eau de Bretagne (APPCB), je désire visualiser le niveau en pesticides pour chaque région française et identifier les stations hors norme afin de pouvoir évaluer l’efficacité des politiques mises en œuvre et de pouvoir comparer leurs résultats entre régions.

À partir de ce récit utilisateur, vous devez travailler à expliciter la fonctionnalité en définissant précisément les indicateurs utiles au décideur. Pour cela, vous devrez prendre en compte la finalité exprimée qui a un impact sur le choix des indicateurs.

Pour un sprint donné, l’analyse des récits utilisateurs à implémenter doit conduire à un tableau complet permettant ensuite de définir une maquette du tableau de bord, comme ci-dessous :

1. Dans un premier temps il s’agit de définir la représentation visuelle adaptée à chaque indicateur.
2. Dans un second temps, il s’agit de produire une maquette globale du tableau de bord qui met en œuvre un principe de structuration cohérent avec les pratiques métiers de votre client.