Topic outline

  • Projet d'utilisation de Liferay à Télécom Bretagne. Lien avec les projets outils collaboratifs de l'IMT

    Section 2 : Mai 2014. Lancement d'un projet : Portails, intranets et sites de projets, outils collaboratifs et gestion documentaire.

    Section 3 : Le projet Liferay de Télécom Bretagne à lancer en juin 2014

    Section 4 : Le projet Nuxeo de l'Institut Mine Télécom

  • Ressources sur Liferay

  • Topic 2

    Mai 2014. Lancement d'un projet : Portails, intranets et sites de projets, outils collaboratifs et gestion documentaire.

    Mai 2014  Lancement d'un projet : Portails, intranets et sites de projets, outils collaboratifs et gestion documentaire.

    • En quoi les besoins qui ont pu avoir évolué ne sont pas satisfaits actuellement par les outils en production à Télécom Bretagne? 
    • Quels sont ces besoins?

    D'abord états des lieux à Télécom Bretagne

    • Un outil maison (développé en PHP par Pierre-Hervé Vaillant de l'équipe Système d'Information Intranet) que ce soit pour développer  les site WEB de l'école, les sites des équipes de recherche, les pages personnelles, l'intranet école et de 2 départements d'enseignement-recherche, l'intranet réservé aux membres de la DISI ;
    • L'outil collaboratif  BSCW (Lien sur le site de Orbiteam). Utilisé depuis 1999, cet outil reste très utilisé (en particulier par la direction de l'école). Du fait du projet Institut Mines Télécom  de choix d'un outil collaboratif commun, depuis 4 ans,  il n'a pas été procédé à de changements de version, et, en particulier, au passage à la nouvelle version (5.0) qui apporte cependant des plus significatifs (drag and drop, adaptation de l'affichage aux équipements nomades, ...). Le changement de version a été cependant décidé (fin 2014). On pourra alors plus facilement récupérer les documents, si c'est jugé nécessaire pour certains dossiers..
    • L'outil Moodle, plate-forme utilisée dans le cadre de l'enseignement et assez peu à Télécom Bretagne pour ses fonctionnalités d'outil collaboratif (Le nouveau BSCW pour cette dernière  utilisation parait supérieure). Il y a cependant  une activité, très utile en MOODLE que l'on ne trouve pas ailleurs, le glossaire (avec constitution automatique de liens vers ce glossaire dans les textes). Le glossaire de cet  espace en est un exemple.
    • L'outil owncloud (http://partage.mines-telecom.fr)  de l’Institut Mines Télécom (dont fait partie Télécom Bretagne). Cette outil permet de placer des documents dans des dossiers et de les partager avec d'autres utilisateurs, en lecture seule ou en modification.owncloud a été mis en production avec le but de concurreur l'usage professionnel de dropbox au sein de l'IMT pour assurer la confidentialité.  Mais, owncloud ne parait pas suffisant car nous cherchons une solution qui ne permette pas que la juxtaposition d’espaces personnels et d’espaces partagés. Il s’agit d’un outil pour l’ensemble de l’école qui doit durer. Le cycle de vie de certaines informations doit pouvoir être maitrisé, si souhaité. Il est également qu'il soit facilement intégrable au SI, à d'autres outils, ...
    • L’outil de messagerie Zimbra (des écoles de Télécoms et du siège de l’IMT) est Zimbra, outil commun aux écoles de Télécom et au siège de l’Institut Mines Télécom.  Dans le cadre de l’étude, il conviendra d’étudier les impacts des nouveaux outils sur l’utilisation de la messagerie et des agendas, en particulier en liaison au partage ou à la transmission de documents.

    Les besoins à grosse mailles

    Les besoins, qui sont inter-reliés, sont triples :

    • un "portail" (Liferay ou autres outils) permettant de créer facilement des sites intranets (accès aux applications du SI inclus)  et des sites de projets.  Outre le site intranet institutionnel, il devra être aisé de créer des sites réservés à un département ou service, à un groupe de travail, … avec une gestion de ces sites déléguée à des personnes de ces entités.  Pour les sites de projets, il faut donner la possibilité de distinguer la partie communication pour un public extérieur  (l’extranet : la partie visible de l'iceberg) du  site intranet du projet réservé aux  personnes qui travaillent vraiment pour le projet. Le portail sera aussi le point d’entrée vers le système d’information, ses applications et les services fournis. Et de façon moins prioritaire, il s’agira  de construire le site WEB (www) de l’école, et tout autre site pour lesquels le rôle du webmestre est important ;
    • un outil de travail collaboratif (Liferay, Nuxeo, Alfresco, BSCW, …) permettant à des personnes de collaborer (notion d’activités) et de produire des ressources (des documents, …) et plus généralement de la connaissance commune sur un sujet, un projet, …. L’outil collaboratif devra se positionner par rapport aux outils des TICEs (MOODLE, plateforme des MOOcs) qui sont aussi des outils de travail collaboratifs dans un contexte particulier.  Se positionner ne veut pas dire remplacer. On parle aussi de RSE (Réseau Sociaux d'Entreprises). Partager des connaissances, des expériences, des solutions, des méthodes et approches. En discuter. Découvrit où sont les autres compétences dans un domaine donné.
    • un outil de gestion documentaire. Il s'agit en particulier de documents de travail ou de documents  qui ont une valeur pour l’établissement (qui peuvent être demandés, par exemple,  en cas d’audits par des organismes divers) et pour les quels il y a un besoin d'archivage. Rien ne dit, a priori, qu’un outil distinct pour la gestion documentaire  soit nécessaire.  Un besoin peut être de placer dans cet outil de gestion documentaire, les documents (polycopiés)  actuellement dans MOODLE, la plateforme d'enseignement,  tout en les laissant accessible via MOODLE, voir via une application du SI gérant les demandes d'impression papier.

    Le contexte Institut Mines Télécom - Le projet Outils Collaboratifs, phase 2 - Nuxeo

    Un projet gestion de documents est à l'étude, étude qui semble  conduire au choix de Nuxeo (Voir ce lien) comme outil collaboratif et de gestion documentaire (lancement d'un Proof of Concept à partir d'un cahier des charges).

    Télécom Bretagne se ralliera  aux choix Institut même si Liferay est capable de s'interfacer (protocole CMIS) avec Nuxeo et même si la partie gestion de documents de Liferay paraittrès compétitive par rapport à Liferay.

    Notre étude à Télécom Bretagne

    L’étude devra répondre à diverses questions :

    • Le même outil peut-il répondre aux 3 besoins (Liferay ?) et si non pourquoi? Cela nécessite que l’on précise le plus clairement possible notre besoin en tenant compte  de notre expérience et d’une compréhension à acquérir de la solution liferay. Sinon, est-ce qu’il faut 2 ou 3 outils différents (solution la plus défavorable et … a priori improbable).
    • Est-ce que la nouvelle version de BSCW, nouvelle version non installée, peut être une partie de la solution? Des utilisateurs sont habitués à utiliser BSCW, mais positionner BSCW dans les usages par rapport à liferay ne devrait pas être chose aisée .

    Ce que l’on attend d’une solution Liferay

    Site www, sites intranets, sites de projets, sites de maquettage, modèles de sites et de pages, liens avec le Système d’Information

    Hors sites WEBs externes,  la création d’un site intranet, d’un site de projets ou d’un espace collaboratif doit pouvoir se faire de façon souple et le plus décentralisé possible tout en préservant une certaine cohérence.  Une certaine forme de validation par des personnes dont c’est la mission n’est pas à exclure, mais  à condition que cela ne soit pas au détriment du dynamisme.

    Il doit être possible d'organiser un ensemble de sites (les sites de projets élèves-enseignants-direction de la formation) :

    •  "physiquement"  sous forme d'un arbre d'une profondeur quelconque de sites, avec éventuellement un mécanisme d'héritage et de partage (mise en commun d'informations entre plusieurs sous-sites, donner à certaines personnes des droits à certains sous-sites avec possibilité de traiter certains sous-espaces comme exceptions cependant) ;
    • "logiquement" en définissant/associant des métadonnées aux sites afin de faciliter la recherche d'un site particulier.

    Il est ici à noter que le concept de sites parait regrouper deux usages actuels distincts actuellement traités par des outils différents :

    • Sites WEB avec l'outil de Pierre-Herve Vaillant
    • Espaces BSCW qui sont des dossiers WEB de ressources avec des fonctionnalités avancées (activités).

    L'héritage entre sites doit avoir aussi un impact sur les événements concernant les contenus afin, encore, de simplifier la gestion par les utilisateurs.

    Ces dates, associées aux événements,  sont des méta-données qui doivent  pouvoir être manipulées par certains utilisateurs et par le SI (date de publication, date de révision, date d'expiration) ; c'est aussi vrai pour le statut révisable ou non, expirable ou non.

    En matière de droits, on doit, d’ailleurs, pouvoir distinguer les droits sur les données et les droits sur les méta-données.

    Il est souhaitable de pouvoir facilement disposer  de sites de maquettage permettant de construire un site ou sous-site qui ne sera mis en production qu’après validation. Cela doit être vrai tant pour construire la version initiale d’un site que pour apporter des modifications (plus ou moins importantes) à un site existant. Cette possibilité doit être compatible avec la gestion très décentralisée des sites.

    Des modèles (templates) de pages et de sites doivent pouvoir être définis (par exemple pour les équipes de recherche, les contrats de recherche, les groupes de travail école….) Une modèle de page, c’est une feuille de style, mais aussi un ensemble d’applications (blogs, accès à la messagerie et au calendrier, ...).  Il est également important de pouvoir définir les méta-données qui devront être renseignés par le créateur du site ou par une application si le site est créé via une application du SI.

    Chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs doit pouvoir disposer d’espaces de liberté. Les outils doivent être faciles à utiliser à tout niveau.

    Une des libertés est l’ouverture des espaces en invitant des personnes extérieures à l’école. Il est important que cette ouverture soit, si possible,  au minimum limitée dans le temps. Une vérification (modalité à définir) devra être faite que la personne n’est pas connue de l’établissement  (de son système d’information) et/ou n’a pas d’ores et déjà un compte lui donnant un accès à un outil. Ces personnes extérieures pourront seulement être invitées dans le cadre d’un projet bien précis ou sous le contrôle/parrainage  d’une personne de l’école (modalités à définir).

    La gestion des utilisateurs sera en grande partie sous-traitée par le SI. Toute personne ayant un compte  informatique à Télécom Bretagne aura accès à l’outil (droits par défaut à définir en fonction du statut).

    Liferay comporte une notion de groupe (groupe d'utilisateurs) qui a pour portée un portail et une notion d'équipe qui a pour portée un site. A ces notions correspondent une gestion des permissions et droits. Il faudra également voir dans quelle mesure ces mécanismes peuvent être interfacés avec le SI.

    Il est important de gérer un ensemble de sites dans la durée. Cela porte des problèmes parfois ardus si on souhaite ne pas alourdir les procédures.

    • Quand peux-t-on être sûr qu'un site n'a plus aucun intérêt?
    • Comment faire pour qu'un site créé par une personne du fait de sa fonction (Directeur scientifique, ...) continue d'exister alors que la personne a été remplacée? Dans ce cas, il suffit certainement de distinguer le directeur scientifique du directeur
    • ...

    Effectuer ce nettoyage et assurer le maintien de la qualité des espaces, c'est  l'intérêt des utilisateurs et de l'école dans ses différentes constituantes (écoles, services, départements, équipes, ...).

    L'outil doit présenter des mécanismes souples et puissants de gestion de droits et de délégation afin d'apporter aux utilisateurs les moyens de mettre en oeuvre les politiques qu'ils souhaitent.

    Certains espaces seront créés automatiquement à partir du SI. Cela peut être le cas de l’application « équipes de recherche » ou de l’application « contrats de recherche », avec  ouverture automatique de l’espace aux personnes travaillant sur le contrat ou répertoriés comme membres de l’équipe.  Le cycle de vie  de ces espaces sera le pendant de celui  défini dans  l’application correspondante.

    Le travail collaboratif

    Cela concerne des personnes qui échangent afin de produire des contenus (de la valeur). C'est la notion d'assets en Liferay dont les documents font partie.

    Liferay cite comme outils entrant dans le travail collaboratifs

    • les blogs
    • les calendriers ou l'accès à un calendrier externe (Zimbra pour Télécom Bretagne)
    • les forums (message Boards)
    • les wikis
    • les sondages (Polls)
    • les annonces
    • les chats
    • l'accès à un outil de messagerie externe (Zimbra pour Télécom Bretagne)

    En Liferay le site WEB est le lieu principal de collaboration, mais il peut aussi s'agir d'une page au sein d'un site.

    Si, après étude, il s'avérait utile d'interfacer Liferay avec un outil de GED comme Nuxeo ou BSCW, il conviendrait alors de bien positionner ces outils, car tous disposent, à des degrés divers, de facilités pour le travail collaboratif.

    La gestion de documents et des contenus

    Gestion des métadonnées. Rendre la recherche performante

    La définition et la gestion des méta-données est un élément important pour le succès ou non du projet. La qualité de la recherche et de la navigation dans le portail en dépend.

    Outre les  méta-données associées à un site, il y a deux notions de métadonnées en liferay :

    Cette définition du vocabulaire "métiers" devra être menée avec soin avec les gens des métiers (Direction scientifique, cellule contrat, ...). mais, il doit pouvoir évoluer.

    Gestion des droits. Gestion des groupes d’utilisateurs

    Pour maitriser la complexité de la gestion d’un système à l’échelle de l’école, le système de gestion des utilisateurs et des droits doit être puissant afin de viser la simplicité pour les utilisateurs.

    Un outil convivial disposant d'une interface adaptable

    Vérifier que l'on dispose bien :

    • d’un glisser/déposer généralisé, permettant de glisser un document au sein de liferay et avec son poste de travail
    • d'un mode de fonctionnement non connecté, permettant de synchroniser automatiquement, des documents Liferay, avec le système de fichiers de son poste. Se poser la question de savoir si ce mode non connecté peut exister  pour d'autres assets ou activités.
    • Compatibilité avec l'ensemble des équipements mobiles (Android, smartphone, ...) et les tablettes. Liferay permet permet de tester et d'adapter le look d'une page, d'un site.

    Accès aux applications à partir d’un portail liferay

    L’intégration d’applications doit être possible aisément sur n’importe quelle page.

    Cela nécessite une conformité au standard JSR pour les portlets.

    L’utilisation des APIs fournit par d’autres système doit être possible afin d’intégrer leurs données dans une fenêtre applicative en liferay.

    Le test portera aussi sur l’utilisation directe des d’applications  créées directement à partir de l’API Liferay’s Service Builder.

    Il ya aussi CMIS pour s'interfacer à d'autres systèmes de gestion documentaire.

    Et, finalement, un suivi des développements connexes à Liferay (Liferay marketplace) devra être organisé.

    • Topic 3

      Le projet à lancer en juin 2014

      1) Installation de liferay

      Une première installation devrait être disponible le 23 mai travail d'Emannuel Braux. Cette installation sera validée par le société Astène lors de son intervention fin juin.

      2) Autoformation de l'équipe, découverte des concepts  et lancement de la mise en places de sites

      3) Mise en place de sites

      2.1) Site projet "Poc Liferay". En fait, il y aura plusieurs sites

      • un site consacré aux personnes travaillant véritablement sur le projet
      • un site consacré à  la communication sur le projet (voire un site de maquettage et un site de production). Réalisation d'un template de site de communications adapté aux projets écoles

      3.2) Autres sites (pôles assistantes, intranet d'un département, ...)?

      4) Validation par Astene de la solution 2ème quinzaine de juin. Production d'une documentation

      5) Formation à Liferay par Astene de l'équipe projet (éventuellement élargie), il s'agit d'une formation utilisateur avec quelques aspects développement.

      6) Concepts à approfondir

      6.1) Validation des notions de sites, sous sites, d'organisations (reflet de l'organigramme de l'école - directions, services et départements de l'école) de groupes (équipes transverses), ... voire d'équipes. Approfondissement de la gestion des droits.

      6.2 Interface avec le SI. Comment automatiser la gestion de certains sites, de certaines organisations et groupes. API standardisée dans l'outil, et dans l'appel depuis des applications externes.
      (application mobile, dialoguer en REST)

      6.3 Portail vers le SI. Comment intégrer les applications, publier des histogrammes, effectuer des saisies (technos Java ou forms), effectuer des restitutions de données reports, publication en PLSQL dan POrtlets, sans mise en forme (PL/SQL) ou avec (PL/SQL + APEX). Autres techno Jasper ou Burt?

      6.4) Comment intégrer Zimbra, messagerie et agenda? Agenda d'un projet

      6.5) Synchronisation des contenus liferay avec les système de fichiers Windows/campus, Linux Ubuntu/campux

      6.6) Intégration avec des GED externes : Nuxeo, BSCW (une migration vers la nouvelle version aura lieu, mais n'est pas programmée à ce jour)

      6.7) Accès via les smartphones, androids, tablettes. Adaptation des pages aux équipements.

      6.8) Authentification unique (CAS) et fédération d'identité (Shibboleth)

      6.9) Modes de suivi des activités d'un site par un utilisateur (flux RSS, messagerie)

      6.10) Gestion des droits via un annuaire Ldap. Faisabilité côté Nuxeo. Quelle granularité? Mécanisme de délégations de droit., de transferts de droits.

      6.11) Mise en place de workflow avec Liferay versus workflow piloté par le SI?

      6.12) Indexation. Recherche efficace. Notions de méta-données, de catégories, de tags. Evaluation de l'outil de production des méta-données à partir du contenu.

      6.13) Autres aspects :  multilinguisme (Codage uTF8), archricture et dévelopement de plugin)

      7) Aspects infrastructure à étudier - en vrac

      Le serveur d'application

      la virtualisation

      la distribution sur des serveurs séparés

      les tests de montée en charge et la scalabilité,

      la performance.

      le stockage des données sur NAS, et non en base de données
       
      la reprise de service (procédure de sauvegarde/resto à chaud)
         
      la métrologie

      le clonage pour environnement de test/dev.
        -> description des point de reconfiguration


      Les mécanismes de mise à jour, montée de version, lpolitique de patch, mineur / majeures, la durée d'interruption de service, une majeure par an (18 mois), et 3 ou 4 mineures (remarque : mieux vaut attendre un cycle. actuellement en 6.2. il vaut mieux installer une 6.1, ou attendre une 6.3).

      Gestion de sbUG : expliquer procédure, détailler les délais. (communautaire : des service pack,
      en payant : des patches).

      Version enterprise :
        - support direct éditeur (plusieurs niveau)
        - modélisation des Workflow via un outil graphique (sinon fichier xml)
        - combinaison workflow/formulaire.

      développement : possibilité d'intégrer d'autre mécanismes (struts, gwtoolkit, ...)
      portlet en PHP, possible, mais pas pertinent, pour inclure un existant

      architecture multi-établissements :
        des instances séparées : il y a un mode avec différentes sociétés.
        gestion de la perf : possibilité d'avoir plusieurs serveur qui servent l'ensemble, et redirection avec un reverse proxy.

      criticité : par exemple pour la gestion des brevets (CHU c'est accessible que en interne)
      A creuser l'aspect sécurité ...

       

      • Topic 4

        Etude IMT sur l'outil Nuxeo de GED

        Le but de cette réunion est de définir le périmètre de la personnalisation de Nuxeo pour pouvoir produire la maquette répondant au besoin.

        Cette réunion se tiendra dans les locaux du client et sera animée par l’intervenant d’Astone Solutions. L’idéal serait de pouvoir rencontrer plusieurs profils d’utilisateurs afin de couvrir un périmètre le plus exhaustif possible.

        A l’issue de cette réunion, les éléments de configuration suivants seront définis :

        • Personnalisation de l’interface utilisateur :

        -          Charte graphique légère (page de login, icones, couleurs),

        -          Customisation des boutons et des actions (suppression des éléments inutiles).

        • Définition du plan de classement documentaire initial,
        • Définition des typologies documentaires (une dizaine maximum) :
          • Définition des droits d’accès initiaux sur l’arborescence documentaire.
          • Définition d’un ou deux processus de WorkFlow documentaire,
          • Configuration du formulaire de recherche,
          • Mise en œuvre d’une ou deux vues virtuelles (classement lié aux métadonnées différent du plan de classement physique),
          • Mise en œuvre d’une ou deux règles de gestion, par exemple :

        -          Remplissage automatique de certaines métadonnées à l’intégration d’un document,

        -          Positionnement automatique dans le plan de classement (en fonction des métadonnées).

        • Mise en œuvre d’un ou deux template de rendition (génération d’un document au format Word ou PDF par fusion d’un modèle et des métadonnées d’un document),
        • Intégration LiveEdit et Nuxeo Drive (en fonction des besoins).

         

         

        Mise en œuvre de la personnalisation

        A partir du périmètre fixé lors de la réunion de cadrage, la personnalisation Nuxeo sera effectuée par les experts Astone Solutions dans nos locaux. La majeure partie de la configuration sera effectuée sous Nuxeo Studio. Potentiellement (en fonction des besoins) certaines parties pourront être développées sous forme de plugins Java Nuxeo.

        En fin de prestation, toute la configuration Nuxeo Studio et les éventuels plugins (et le code source associés) seront fournis au client.

         

        Installation et configuration

        Une fois la phase de personnalisation (maquettage) finalisée, Astone Solutions procédera à l’installation et à la configuration de cette maquette dans les locaux du client.

        L’installation et la configuration de Nuxeo vont comprendre les étapes suivantes :

        • Installation du logiciel :

        -          Mise en oeuvre des différents niveaux de HotFix (dépendant de la version de Nuxeo).

        • Installation et configuration de la base de données PostgreSQL,
        • Installation et configuration OpenOffice (transformation PDF et prévisualisation),
        • Configuration de Nuxeo :

        -          Intégration à la base de données,

        -          Intégration du repository documentaire (point de montage File System),

        -          Intégration au système de messagerie,

        -          Intégration au système Shibboleth.

        • Déploiement LiveEdit et Nuxeo Drive sur quelques postes client,
        • Déploiement de la maquette,
        • Recette sur site avec le client pour valider la maquette.

         

        Transfert de compétences

        A l’issue de l’installation de la maquette, Astone Solutions propose d’effectuer un transfert de compétences vers le client.

        Ce transfert sera effectué par un intervenant Astone Solutions auprès d’un ou plusieurs intervenants du client. Ces derniers pourront devenir des référents auprès des autres utilisateurs devant utiliser l’outil.

        Astone Solutions propose de décliner les 2 niveaux de formation suivants

        • Formation fonctionnelle Nuxeo :

        -          Utilisation des fonctionnalités de l’outil,

        -          Administration du produit.

        • Formation configuration Nuxeo Studio :

        -          Configuration de l’interface,

        -          Définition des typologies documentaires,

        -          Définition des processus,

        -          Gestion des formulaires d’affichage.

         

        Budget et planning

         

        Budget

        Astone Solutions recommande fortement à l’institut Mines Telecom d’acquérir, dans un premier temps, le logiciel de configuration Nuxeo Studio via l’abonnement Nuxeo Connect pour pouvoir faire facilement évoluer le produit Nuxeo.