Les concepts Zimbra sont :

• les contacts (personnels),
• les carnets d'adresses (que je peux partager et qui contiennent des contacts et des groupes de contacts),
• la GAL (Global Address List) IMT qui contient toutes les personnes ayant un compte à Télécom Bretagne (membres du personnel, thésards, élèves), ainsi qu'au siège de l'Institut Mines Télécom, à Télécom & Management SudPariset à Télécom ParisTech.

C'est quoi un alias?

Les alias ne sont pas un concept Zimbra.

Les alias, ce sont des liste d'adresses de messagerie.

En écrivant, un mail à un alias, on écrit à l'ensemble des adresses de messagerie de la liste.

• ex : disi@telecom-bretagne.eu

Les allias sont utilisés, depuis de nombreuses années à Télécom Bretagne , pour refléter la structure hiérarchique de l'école en départements d'enseignement de recherche et en directions/services, les services pouvant être également être structurés en entités.

C'est le cas de la DISI (Direction Informatique et Système d'Information) qui regroupe une équipe SII, une équipe LRI-Brest et une équipe LRI-Rennes. Si vous voulez envoyer un mail à toute les personnes de LRI-Rennes, vous n'avez qu'à utiliser l'alias correspondant.

Les alias sont mis à jour lors des arrivées, départs ou mutation de personnes.

Page donnant la liste des alias (accès privé Télécom Bretagne)

Ne pas confondre alias et liste de diffusion (c'est un autre concept)

Les alias ne sont que des listes de personnes, ou plutôt une liste d'adresses de messagerie. Elles ne stockent pas les mails contrairement aux listes de diffusion.

Les listes de diffusion sont pratiques et bien plus performantes que Zimbra pour effectuer des envois en masse de mails, surtout s'il y a des pièces jointes. Le moteur de gestion des mlistes fractionnent les envois.

Les alias, c'est la DISI qui les met en place, alors que vous pouvez créer des listes de diffusion et abonner des personnes à ces listes de diffusion. Il y a cependant des listes de diffusion (toutes celles qui sont le reflet de la structuration de la formation à l'école) qui sont gérées par la DISI et mises à jour automatiquement (abonnement automatique à partir des informations présentes dans le SI).

Utilisation des alias

Vous pouvez utiliser les alias :

• pour envoyer un mail aux membres de l'alias ;
• pour inviter les membres de l'alias à une réunion. Problème, cependant, l'alias n'est pas déplié. Vous ne pouvez pas utiliser le planificateur pour consulter l'état libre-occupé des personnes (cela va changer).

Les alias sont intégrés à Zimbra

Le mécanisme de complétion d'adresse fonctionne, et vous pouvez voir qui appartient à l'alias. Vous pourrez l'utiliser avec  le planificateur.