Note importante : dans Zimbra l'envoi de messages aux participants d'une réunion est obligatoire pour mettre à jour leur agenda. C'est seulement lors de la réception d'un message que l'agenda d'un participant est mis à jour. Par contre, il est possible de mettre en place des filtres pour classer certains (ou tous les) messages de type calendrier de façon à ne pas les voir.

Mise en place de filtres de calendrier

Avant la mise en place de filtres, vous devez vérifier que votre calendrier est mis à jour automatiquement, dès la réception d'un message.

• ouvrez les Préférences
• cliquez sur Calendrier dans le volet de gauche
• cocher la case Ajouter automatiquement dans l'agenda les rendez-vous reçus

Filtrage de tous les messages invitations/modifications/annulation

Mettez cette configuration de filtres en place dans Zimbra si vous ne voulez plus voir de messages pour des réunions, que ce soit des invitations, des modifications ou des annulations.

Vous allez devoir créer 1 filtre comprenant deux conditions alternatives et 1 action.

• Créez un dossier Invitations dans lequel vous classerez tous les messages du calendrier
• Ouvrez les préférences
• Cliquez sur Filtres dans le volet de gauche
• Cliquez sur le bouton Nouveau Filtre
• Donnez un nom à votre filtre, par exemple Filtre calendrier
• Choisissez Si l'une des conditions...
  • Sélectionnez la condition Invitation dans le calendrier
  • Sélectionnez a été demandée
• Cliquez sur le bouton + en bout de ligne
  • Sélectionnez la condition Invitation dans le calendrier
  • Sélectionnez a obtenu une réponse
• Action
  • Sélectionnez l'action Ranger dans un dossier
  • Sélectionnez le dossier Invitations créé un instant plus tôt

Filtrage uniquement des messages de modification

Mettez cette configuration de filtres en place dans Zimbra si vous ne voulez plus voir de messages de modification de réunion, mais que vous voulez continuer à recevoir les messages d'invitation et d'annulation

Vous allez devoir créer 2 filtres, chacun avec 3 conditions qui devront être toutes remplies.

• Créez un dossier Invitations dans lequel vous classerez les messages du calendrier de type modification
• Ouvrez les préférences
• Cliquez sur Filtres dans la volet de gauche
• Cliquez sur le bouton Nouveau Filtre
• Donnez un nom à votre filtre, par exemple Filtre calendrier 1
• Choisissez 'toutes les conditions...
  • Sélectionnez la condition Invitation dans le calendrier
  • Sélectionnez a été demandée
• Cliquez sur le bouton + en bout de ligne
  • Sélectionnez la condition Contenu
  • Sélectionnez le verbe contient
  • Copiez/collez le texte suivant dans la zone de texte :
    

    La réunion suivante a été modifiée
    

• Cliquez sur le bouton + en bout de ligne
  • Sélectionnez la condition Contenu
  • Sélectionnez le verbe ne contient pas
  • Copiez/collez le texte suivant dans la zone de texte :
    

    La réunion suivante a été annulée
    

• Indiquez l'action :
  • Sélectionnez l'action Ranger dans un dossier
  • Sélectionnez le dossier Invitations créé un instant plus tôt
• Créez un deuxième filtre en suivant exactement la même procédure que pour le premier avec comme seule modification la condition sur le calendrier :
  • Sélectionnez la condition Invitation dans le calendrier
  • Sélectionnez a obtenu une réponse
• Programmez les deux mêmes conditions sur le contenu et la même action