réunion

Vidéo Zimbra sur la création de réunion

Plusieurs calendriers (agendas). Quand vous créez un calendrier, vous devez indiquer le calendrier dans lequel vous la placez

Pour rappel, une personne peut disposer de plusieurs calendriers :

Distinguer les réunions que j'ai créées de celles où je suis invité

Un calendrier contient des réunions :

  • des réunions que la personne a créées (ou qu'une personne à qui il a délégué les droits adéquats) a créé (elles apparaissent à l'affichage avec une barre verticale bleue à gauche)

  • des réunions aux quelles il a été invité (avec une barre verticale rouge à droite).

Réunion journée entière versus réunion programmée à créneau horaire donné

Il y a un seul concept de réunions en Zimbra, mais cela cache en fait des usages différents :

  • la note que je place dans mon agenda pour indiquer que j'ai quelque chose à faire, que quelque chose se passe quelque part. Ce sont des "réunions" pour les quelles on a coché la case "journée entière" ("réunion journée entière"). Par défaut, l'occupation de l'utilisateur est marquée libre, pour bien marquer qu'il s'agit d'une simple note. Dans la documentation, à la place de note, on parle d'événements. Cela peut servir à noter qu'un événement auquel on participera peut être a lieu.

  • L'activité qui vous prend une partie de votre temps (Travail dans votre bureau, rendez-vous avec une ou plusieurs personnes extérieures que vous recevez, ...). Il s'agit d'une réunion à une créneau horaire donné.

  • La réunion proprement dite avec plusieurs participants, des ressources ou des emplacements à réserver. Quand vous avez créé une réunion, vous pouvez soit l'enregistrer et la fermer (a priori, vous n'avez pas terminé), soit l'envoyer (vous réservez pour de bons les ressources et les emplacements indiqués ; vous envoyez aux participants l'invitation)

Une notion de ressource distincte de la notion d'endroit

  • Un endroit, c'est une salle où peuvent avoir lieu une réunion
  • Une ressource, c'est par exemple un banc de mesure qu'il faut réserver, un portable en libre service, un pont de visio ou d'audio-conférence, ...

Dans la documentation de ce cours dans Moodle, le terme ressource regroupe les endroits et les ressources proprement dits.

Le nom de la ressource véhicule plein d'information sur la ressource


Quand vous invitez des personnes ou lorsque vous demandez une ressource ou un endroit (salle), il peut y avoir non disponibilité (conflit).

Le planificateur vous indique l'état de disponibilité des personnes, des ressources et des endroits indiqués.

A gauche de la fenêtre, vous avez accès à la fonction "suggestion d'horaires"

Certaines ressources nécessitent une validation par un gestionnaire de ressource (ressource avec validation)


Bien faire la distinction entre enregistrer une réunion et envoyer une réunion.

Enregistrer une réunion s'apparente à enregistrer un brouillon. Seul l'envoi est visible par les invités à la réunion.

Quand vous créez une réunion, vous pouvez rédiger un texte ou associer des documents (ajouter des pièces jointes).

Vous pouvez apporter des modifications à une réunion à laquelle vous êtes invités.

Mais, attention, ces modifications portent sur une copie locale. Vous perdez tout si la réunion est modifiée par le créateur de la réunion


» Glossaire des concepts Zimbra - le coeur de la documentation