Je dois programmer un comité de direction certains mardi matin, soit de 9h à 11h30, soit de 9h30 à 13h30 en fonction des disponibilités du directeurs. Intervalle de 2 ou 3 semaines entre 2 comités.

A l'issue de l'opération, on aura programmé une série de réunions.

Remarque : Il y a une alternative à la série de réunions, l'utilisation de la fonctionnalité "copier une réunion".

Etape 1. Créer la première réunion de la série en indiquant les participants, les ressources et les emplacements à réserver. Vérifiez que tout est OK.

La premère réunion de la série

Enregistrez, mais n'envoyez pas l'invitation. Les participant ne seront avertis que tout à la fin. Ne pas les énerver.

Etape 2. Du fait qu'il n'y a pas de règle claire concernant les mardis concernés, créer un série de réunions tous les mardis à la même heure jusqu'à une certaine date. Pour cela, choisir pour "répéter" : "chaque semaine" et indiquez une date de fin. Enregistrez, n'envoyez toujours pas l'invitation.

Etape 3. Contrairement à OCS, on ne visualise pas simplement la listes des réunions formant la série. Ouvrez l'agenda de zimbra dans une nouvelle fenêtre en mode liste. Effectuez la recherche des réunions Comité de direction en précisant le créneau de dates (première réunion, dernière réunion).

La liste de toutes les réunions avec sélection

Etape 4. Via cette fenêtre, éliminer les réunions que vous ne conservez pas.

Etape 5. Ouvrez chaque réunion, indiquez le créneau souhaitée pour cette réunion. Vérifiez que les ressources et emplacements sont disponibles. Changez d'emplacements et de ressources si nécessaires. Vous pouvez changer de date (un mercredi par exemple).

A l'issue de cette étape, l'affichage en liste des réunions de la série montrera des réunions normales et des réunions d'exception. Les réunions d'exceptions dérogent à la règle de répétition donnée à la création de la série.

On n'a gardé que certains créneaux, on a réservé les ressources pour le bon créneau


Etape finale. Reprenez la fenêtre initiale et effectuez un envoi des modifications si vous voulez que les participants soient avertis.

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