Lorsque vous recevez une invitation pour une réunion (de façon plus générale, une entrée d'agenda), elle se crée dans votre agenda avec l'affichage libre/occupé/hors du bureau qui a été choisi par l'organisateur.

• Situation 1. C'est peut-être votre chef qui organise la réunion. Il avait ou non consulté les disponibilités à l'aide du planificateur. De toutes façons, libres ou pas libres, il souhaite que tout le monde fasse le nécessaire pour se libérer et être présent à une réunion.
• Situation 2. J'aimerais réunir les membres d'un projet ou d'un comité. Tout le monde n'est peut être pas disponible, mais je souhaite malgré tout réunir le comité à la date fixée. Viendra qui pourra. Je crée la réunion avec l'état occupé. S'ils ne font rien, la réunion sera pour les participants à l'état occupé. Quand les participants pressentis recevront l'invitation, il pourront ou non l'accepter. Ils peuvent aussi indiquer qu'ils ne savent pas encore (état à confirmer).

Vous pouvez modifier la copie locale de l'entrée qui est dans votre agenda et changer l'affichage. Mais toute modification de la réunion par l'organisateur positionnera de nouveau l'affichage à la valeur choisie par celui-ci.

La solution pérenne consiste à déplacer le rendez-vous dans un calendrier qui n'est pas pris en compte dans votre rapport de disponibilités : quel que soit l'affichage positionné par l'organisateur, il n'impactera pas votre disponibilité.

Comment faire ?

Création d'un calendrier exclu du rapport des disponibilités

• si vous n'en avez pas déjà créé un :
  • créez un nouveau calendrier (nommé, par exemple Libre)
  • cliquez Exclure ce calendrier pour le rapport des disponibilités
• si vous en avez déjà un, utilisez-le pour la suite

Déplacement du rendez-vous

• Acceptez le rendez-vous et ouvrez l'agenda
• cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous
• choisissez Déplacer
• un popup s'ouvre alors, choisissez le calendrier Libre créé auparavant
• cliquez sur OK => l'entrée change de couleur (si vous avez choisi une autre couleur pour le calendrier Libre, ce qui peut être une bonne idée)

Si vous vérifiez votre disponibilité pour la journée de l'entrée créée, par exemple en utilisant la Zimlet Calendar Scheduler, vous verrez que vous êtes libre à l'heure de l'entrée, même si elle a été créée avec l'affichage Occupé.

Même si l'organisateur modifie son rendez-vous par la suite, celui-ci restera dans votre calendrier dédié.

Bien sûr, vous pouvez à tout moment changer d'avis et déplacer l'entrée dans un autre calendrier, comme votre calendrier principal.