Attention, 5 notions différentes :

• 3 notions Zimbra
  
  • GAL (Global Access List - Liste Globale d'adresses) recensant les personnes (personnel et élèves) officiellement présentes à Télécom Bretagne (à terme, pourrait couvrir l'ensemble des personnes de l'Institut Télécom)
    
  • carnet d'adresses proprement dit (par exemple, carnet professionnel, carnet personnel, ...),
    
  • groupe de contacts (un moyen de regrouper des contacts au sein d'un carnet d'adresse).
    
• 2 notions école antérieures à Zimbra
  
  • liste de diffusion (mailing list sympa). Sympa est un outil non intégré à Zimbra permettant de gérer des listes de diffusion de mails (on y abonne des personnes) et on y stocke les mails diffusés (avantage : cela n'entre pas dans les quotas des personnes)
    
  • alias. Un alias est une liste de personnes gérée par la DISI. Il y a essentiellement 2 types de listes (les listes correspondant à la structure hiérarchique de l'école, les listes des élèves par unités de formation). Point important : les alias sont visibles de Zimbra (nom de l'alias, adresse de messagerie des personnes membres de l'alias).
    

La notion de carnet d'adresse

Vous pouvez créer des carnets d'adresses personnels et vous avez le possibilité d'en partager l'accès avec d'autres personnes. Vous pouvez donc avoir accès à des carnets d'adresses créés par d'autres personnes (et qu'ils ont décidé de partager avec vous).

Un carnet d'adresse peut contenir :

• des sous carnets d'adresse ;
  
• des groupes de contacts ;
  
• des contacts.
  

Groupes de contacts et contacts n'existent pas en dehors d'un carnet d'adresse.

Carnet d'adresse personnels

• Affichage du carnet d'adresses. Par défaut, vous avez deux carnets d'adresse :
  • Contacts (que vous allez alimenter vous-même)
  • Personnes contactées par mail (est automatiquement alimenté avec les contacts auxquels vous avez dejà envoyé un mail).
• Ajouter un carnet d’adresse ou ajouter un contact dans un carnet.
• Ajouter un groupe de contacts. Lors de l’envoi d’un mail à un groupe de contacts, toutes les personnes dont l’adresse fait partie de la liste du groupe sont automatiquement ajoutées au champ d’adresse du mail. Dans la barre d’outils, cliquez sur Nouveau puis choisissez Groupe de contacts.
• Ajouter rapidement un contact (clic droit). Vous avez la possibilité d’ajouter rapidement des adresses mail à vos carnets d’adresses. Lorsque vous déplacez le curseur de votre souris sur une adresse, une info-bulle affiche l'adresse mail. Si vous cliquez avec le bouton droit sur l'adresse, un menu s'affiche et vous propose l'option Ajouter aux contacts.

Démos de l'INRIA :

• Créer un nouveau carnet d'adresses
• Partager un carnet d'adresses (avec une plusieurs personnes de l'Institut Télécom, avec un invité - vous devez alors associer au partage un mot de passe)

FAQ école et mode d'emploi

• Comment migrer les contacts de thunderbird vers Zimbra? Ils ne sont pas migrés automatiquement?
• J'ai migré les contacts et les accents foirent. Comment faire mieux?
• Comment migrer tous les contacts d'un coup? Je suis obligé de migrer chaque groupe de contacts séparément?

Attention : Quand vous modifiez un contact (par exemple, l'adresse électronique), la modification n'est pas propagée dans les groupes de contacts qui contiennent ce contact.