Généralités
Utiliser Zimbra (messagerie, agenda, carnets d'adresse)
par Robert Rannou selon les termes de la licence Creative Commons
Paternité-Partage des Conditions
Initiales à l'Identique 2.0 France.
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L'idée de progrès apparaît comme l'un des présupposés théoriques de la modernité. On a même pu y voir, non sans raison, la véritable « religion de la civilisation occidentale »
Alain De Benoist
Le glossaire Zimbra (avec le mécanisme automatique de création de liens et le moteur de recherche) constitue le cœur de ce cours. N'hésitez pas à associer des commentaires aux entrées
Zimbra est l'outil de messagerie électronique et d'agenda retenu par l'Institut Télécom et déployé en 2012 au siège, à Télécom ParisTech, à Télécom & Management Sud Paris et à Télécom Bretagne.
Institut Télécom : le siège, 4 écoles, deux infrastructures matérielles d'hébergement, l'une à Brest et l'autre à Paris (à terme une infrastructure unique multi-sites), et la possibilité, lors d'une création de réunions, de tester la disponibilité des participants, membres du siège ou des 4 écoles).
Le 19 mai 2014, il a été procédé à la migration vers la
version 8.0.7 de Zimbra (l'information dans ce site sera mise à
jour progressivement). Cette version apporte quelques
changements (concernant la recherche,
entre autres de mails,
...)
Des autres écoles de l'Institut Mines Télécom, Zimbra est aussi utilisé à Télécom Lille 1 et à l'école des Mines de Douai.
Les concepts de Zimbra avec lien sur le glossaire
- Messagerie électronique (modes d'affichage de la messagerie, conversation, recherche, recherche enregistrée, quota, pièce jointe, brouillon, envoyer plus tard, corbeille et double-fond, spam, liste noire, liste blanche, dossiers de messagerie, partage d'un dossier de messagerie, filtre, vérificateur d'orthographe, accusé de lecture, avatars et signatures, pas de comptes externes, redirection provisoire, message d'absence, archiver un ou plusieurs mails, ...) ;
- Contacts ;
- Agenda - calendrier (lien messagerie-agenda : le mini-calendrier, réunion, réunion journée entière, les différents affichages du calendrier, inviter des participants - mécanisme de complétion, consulter les disponibilités (conflit d'horaire - planificateur), différence entre enregistrer une réunion et envoyer une réunion (seul l'envoi informe les participants), solliciter une réponse, répondre à une invitation, consulter les réponses à une invitation, règles de nommage d'une ressource et d'un endroit, réserver un endroit (salle), chercher un endroit parmi plusieurs, réserver une ressource, chercher une ressource parmi plusieurs, planning des ressources, programmer un rappel, modifier la réunion par un invité, créer une série de réunions (le difficile problème de détecter les instances de la série qui comportent un problème de disponibilité), copier une réunion ou une autre façon d'avoir une série, partage d'un calendrier, ressource avec validation, valider une demande de réservation, accès à votre emploi du temps d'enseignement géré par Adesoft, accès aux congés, accès aux missions, archivage de mails et dépassement de quota) ;
- Tâches (listes de tâches, partage de listes de tâches).
Différents modes d'accès à Zimbra
- Le client WEB. Vous pouvez accéder de n'importe quel poste. Il s'agit d'un gros progrès en matière d'ergonomie par rapport à l'ancien Webmail de Télécom Bretagne et par rapport au client WEB de l'agenda Oracle Collab qui était auparavant utilisé.
- Les accès via un client mobile (Android, iPad & iPhone, Windows Mobile) ;
- Et si vous avez besoin de travailler en mode non connecté, le client lourd de zimbra, zdesktop. Il peut être installé sur demande sur les portables administrés par la DISI (poste Campus-Windows) ou par l'utilisateur qui administre lui-même son poste. Il y a bien un outil Thunderbird avec le module lightning pour l'accès à l'agenda, mais attention aux limitations pour l'agenda) ; il y aussi Outlook, Apple-Mac....). Vu l'ergonomie du client WEB et les clients mobiles, l'accès via le client lourd ne se justifie (à quelques limitations près) que si vous travaillez parfois (dans le train, ...) en mode non connecté au réseau.
IMAPS-POPS-SMTPS - SMTP-START TTLS - Comment configurer son outil des messagerie
Les bugs ou aspects de Zimbra à améliorer
- A améliorer (par Zimbra). La gestion des séries de réunions. Contrairement à Oracle collab, il n'est pas possible au créateur de la série de voir d'un seul coup s'il y a un conflit (personnes non disponibles, ressources non disponibles) pour certaines instances de la série. Pour un participant invité, il n'est pas possible non plus de voir d'un seul coup les instances qui lui posent problèmes. Cela rend difficile aux participants de gérer ses acceptations. Il aurait aussi été intéressant d'avoir des flèches pour passer d'une instance à la suivante ou à la précédente.
- Bug. Le non affichage du calendrier de la ressource dans le mail que reçoit le gestionnaire de ressource. Pour voir le calendrier, il doit cliquer sur le menu proposer une date.
- A améliorer (par Zimbra). Un moyen d'afficher (affichage liste?) toutes les réunions en attente d'une acception ou d'un refus (elles apparaissent avec une barre rouge, mais ce n'est pas suffisant), en plus du fait que l'on reçoit un mail d'invitation
- A améliorer. Un moyen d'archiver les mails et d'accéder aux archives (essentiellement pour ceux qui dépassent leur quota). Voir l'entrée archiver sur le comment procéder (par export création d'un fichier zip comprenant des mails .eml et lancement d'un outil eml.viewer un peu limité par simple clic).
-
A améliorer (ce n'est
pas Zimbra). Faire en sorte que chaque personne voit dans ses
contacts, séparés de ses contacts persos, l'annuaire IMT.
Ou disposer d'un moyen simple d'alimenter ses contacts avec
l'annuaire IMT des personnes du siège et des autres écoles
de l'Institut. Iest aussi probablement souhaitable pour
l'utilisateur d'éclaircir et faciliter les notions de groupes
de contacts et de listes de
diffusion
- A améliorer. Donner un moyen simple à l'utilisateur de savoir si une ressource nécessite une validation par une personne gestionnaire de ressource, ou si une ressource est limitée en réservation à un groupe de personnes (à défaut de pouvoir en Zimbra limiter la visibilité à un groupe de personnes à certaines ressources) ;
- A améliorer. Pouvoir réserver les salles visios des autres écoles et du siège (éventuellement avec validation par des gestionnaires). Cela éviterai d'avoir pour une même réunion inter-écoles d'avoir à créer autant de réunions Zimbra qu'il y a d'écoles.