Un projet orienté vers la maîtrise des coûts de formation, afin d’aider la Direction des formations à optimiser sa gestion budgétaire et la Direction de l’école à optimiser l’équilibre de la charge de l’enseignement dans la mission de ses personnels.
Votre mission est de prototyper un système d’information décisionnel dont IMT Atlantique souhaite disposer dans le cadre du nouveau Système d’information de la formation Pass.

Contexte

IMT Atlantique est une grande école d’ingénieurs généralistes du ministère en charge de l’industrie et du numérique, ainsi qu’un centre de recherche de premier plan. Issue de la fusion de Mines Nantes et Télécom Bretagne, l’école propose une formation d’ingénieur généraliste unique, organisée en multisites (recrutement sur concours commun Mines-Pont) ainsi que d’autres formations : masters, mastères, ingénieur par apprentissage, doctorat.

L’école, déployée sur 3 campus, accueille ainsi 1800 étudiants dont 700 sont diplômés chaque année. Elle compte 750 personnels, dont 260 enseignants-chercheurs et chercheurs permanents produisant 850 publications chaque année. Son budget de fonctionnement est de 73 M€, dont 27 M€ de ressources propres incluant 24 M€ de contrats de recherche.

L’école est structurée en directions (permettant le fonctionnement de l’école) et départements (réunissant les enseignants-chercheurs). Le donneur d’ordre de cette mission est la Direction des formations et de la vie scolaire (DFVS), mais les utilisateurs finaux ciblés sont les chefs de départements et leur adjoint d’enseignement.

Une problématique au sein des départements est le pilotage de la charge des enseignants-chercheurs (EC). Celle-ci doit-être adaptée au projet professionnel des EC tout en permettant le fonctionnement optimal des différentes formations.

Le pilotage de cette charge permet de guider un grand nombre de décisions : recrutements d’enseignants-chercheurs, internalisation/externalisation d’activités, création/suppression d’enseignements afin de maintenir un équilibre entre recherche et formation et d’améliorer en continu la qualité de la formation.

Description du fonctionnement de l’école

Les informations dans cette section ont été rassemblées pour donner une vision du fonctionnement de l’école en lien avec la formation.

Formations

Les données fournies concernent les formations suivantes de l’école :

Parties prenantes

Les deux principales parties prenantes de ce projet sont la Direction des Formations et de la Vie Scolaire (DFVS) et les départements.

La Direction des Formations et de la Vie Scolaire (DFVS) est en relation avec la plupart des personnels de l’école (pour rappel, organigramme ici). Elle interagit plus spécifiquement avec les directions fonctionnelles et les départements. Les responsables de lignes de formation sont des personnels DFVS (ou en mission auprès de la DFVS) qui couvrent une famille de formations : la formation d’ingénieurs sous statut étudiant (FISE, une seule formation, mais à très fort effectif), les formations d’ingénieur sous statut d’apprenti (FISA, 3 formations), les formations de Master (DNM / MSc, une douzaine), les formations de Mastère Spécialisé (MS, cinq formations).

Les départements sont les premiers contributeurs à la formation. Les échanges, via les adjoints d’enseignement, les responsables pédagogiques de formation ou de thématiques d’approfondissement, sont fréquents et permettent d’aborder à la fois les aspects opérationnels ou plus stratégiques de la formation.

  • Les adjoints d’enseignement (AE) sont des personnels des départements : nommé par le chef de département, l’adjoint d’enseignement est le relais montant et descendant des EC de son département et de la Direction des formations.
  • Les responsables pédagogiques sont généralement des enseignants-chercheurs en charge d’un ensemble cohérent d’unités d’enseignements (UE) : une FISA (FIP, FIL ou FIT) a généralement deux responsables pédagogiques, chaque MS ou MSc a un responsable pédagogique, les thématiques d’approfondissement (TAF) ont un responsable pédagogique.
  • Les responsables d’unités d’enseignement (RUE) sont généralement des enseignants-chercheurs des départements, mais certaines UE (Innovation, Projet professionnel ou Stages) sont sous pilotage de personnels appartenant aux directions fonctionnelles.

Le suivi de la charge des enseignants intéresse de nombreuses parties prenantes.

  • Enseignant-chercheur : pour maîtriser ses activités d’enseignement et pour pouvoir alimenter les échanges avec son chef de département lors de son entretien annuel.
  • Chef de département et son adjoint à l’enseignement : pour évaluer la charge des différents enseignants du département, équilibrer la charge entre les enseignants, anticiper les évolutions futures liées à la disponibilité des EC ou à des changements au niveau du programme de formation et apporter des arguments pour une demande de poste .
  • Direction des Formations et de la Vie Scolaire : pour avoir une vision d’ensemble de l’impact des choix effectués concernant la formation, en matière de charges et de coûts en intervenants extérieurs..

Dans le contexte de ce projet, le donneur d’ordre désire que vous vous concentriez sur les besoins des chefs de département et de leurs adjoints à l’enseignement.

Expression du besoin

Des entretiens préalables ont été réalisés par un consultant de votre société de conseil auprès des chefs de département et de leurs adjoints à l’enseignement. En voici une synthèse.

Les besoins exprimés soulignent la nécessité d’avoir des indicateurs permettant de donner une vision globale de l’évolution de la charge des enseignants (individuelle ou agrégée) au fil des ans et d’autres permettant de faire un état des lieux précis d’une période (typiquement une année) pour un enseignant donné.

Un consensus semble se dégager sur la priorité de permettre au chef de département de voir l’évolution globale de la charge des EC du département ces 3 dernières années par rapport aux objectifs fixés. Par charge, on entend tout aussi bien le nombre d’heures d’enseignements effectuées en face à face (qui peut aussi être converti en nombre d’heures équivalent TD) que le nombre de responsabilités d’unité d’enseignement. L’idée serait de permettre de mesurer le niveau d’implication du département dans les différentes activités d’enseignement de l’école. Afin de juger de l’activité du département, il serait intéressant de pouvoir comparer la charge moyenne ou médiane d’un enseignant du département par rapport à une charge étalon qui serait calculée sur l’ensemble des enseignants de l’école, l’objectif n’étant pas pour autant de permettre la comparaison entre départements. Par ailleurs, le niveau de charge pouvant varier en fonction des activités, de la formation ou du statut de l’enseignant, il serait intéressant de pouvoir l’analyser en fonction de ces critères.

Dans un second temps, deux autres besoins ont été remontés : donner une vision globale de la charge des enseignants du département sur l’année en cours et montrer l’évolution de la charge d’un enseignant donné ces dernières années.

Donner une vision globale de la répartition de la charge des enseignants du département sur l’année en cours est important afin que le chef de département et son adjoint puissent identifier les périodes de pics de charge afin d’anticiper de futurs problèmes pour maintenir les activités de formations. Ils aimeraient avoir toutes les informations nécessaires pour juger si la charge est acceptable ou non. Cela pourrait se faire au regard du nombre d’heures en face à face (ou du nombre d’heures équivalent TD) et du nombre de responsabilités d’unité d’enseignant chaque mois de l’année scolaire. Encore une fois, la formation, le type d’activité et le statut des enseignants à l’air d’avoir de l’importance pour mesurer ce qui est acceptable ou non et identifier d’éventuels problèmes. Un autre besoin important formulé sur cette problématique est celui de l’identification des UE qui se déroulent sur des périodes critiques (beaucoup de charge au niveau du département) afin de pouvoir justifier de futures demandes de recrutements. Il serait intéressant, pour ces UE, de mesurer à quel point le département est impliqué en leur sein pour déterminer un ordre de criticité.

Montrer l’évolution de la charge d’un enseignant au cours de ces dernières années est un besoin très attendu de la part des chefs de département et de leur adjoint. En effet, il leur est impossible d’identifier les enseignants n’atteignant pas ou dépassant les objectifs fixés afin d’équilibrer la charge au sein du département. Par ailleurs, l’implication des enseignants dans la formation peut se juger aussi au regard des activités/formations dans lesquelles ils sont impliqués. Car un enseignant peut avoir une charge normale tout en ayant un déséquilibre au niveau des activités effectuées. À noter que l’objectif n’est pas forcément de trouver un équilibre par enseignant, mais de donner les informations pouvant permettre au chef de département de trouver un équilibre global au niveau du département. Les chefs de départements ont demandé d’avoir en premier lieu une vision globale de tous les enseignants du département pour l’année en cours et de pouvoir cliquer sur l’un d’entre eux pour avoir le détail de son évolution ces 3 dernières années. La mesure de l’évolution pourrait permettre d’évaluer à quel point la charge d’un enseignant a évolué en fonction de son projet professionnel (pour proposer éventuellement des actions de remédiation) ou pour évaluer l’impact d’une potentielle absence prolongée sur une période donnée (départ sabbatique, retraite, congés maternité ou maladie longue durée).